Nadanie paczki, odbiór przesyłki awizowanej i wysłanie listu poleconego wymagają czasem wizyty w placówce. Przed wyjściem przydaje się wiedza o terminach odbioru, dostępnych usługach i dokumentach, które trzeba zabrać. Poniżej omówiono te kwestie oraz sposób przygotowania przesyłki.
Odbiór przesyłki po awizie
Na awizie lub w informacji o śledzeniu przesyłki wskazana jest placówka, do której trafił list albo paczka. Nie należy zakładać, że będzie to punkt najbliższy domu: w Sopocie adres odbioru może różnić się od miejsca, w którym zwykle nadaje się przesyłki. Przed wyjściem dobrze sprawdzić również datę, od której odbiór jest możliwy. Samo pojawienie się statusu o nieudanej próbie doręczenia nie zawsze oznacza, że przesyłka czeka już przy okienku.
Do odbioru przesyłki adresowanej imiennie potrzebny jest dokument potwierdzający tożsamość. Jeśli ma ją odebrać inna osoba, należy wcześniej ustalić zasady pełnomocnictwa dla danego rodzaju przesyłki; samo przekazanie awiza może nie wystarczyć. Szczególnej uwagi wymagają pisma urzędowe i sądowe, ponieważ terminy ich odbioru mają znaczenie dla dalszego biegu sprawy. Datę graniczną najlepiej odczytać z awiza, a w razie wątpliwości potwierdzić ją w placówce.
Nadanie listu lub paczki
Przed wizytą należy ustalić, czy przesyłka ma być zwykła, rejestrowana, z potwierdzeniem odbioru czy nadana jako paczka. List polecony daje potwierdzenie nadania i możliwość śledzenia, co przydaje się przy dokumentach wysyłanych w określonym terminie. Jeśli liczy się data nadania, trzeba uwzględnić godzinę zamknięcia placówki oraz czas potrzebny na obsługę. Godzina graniczna przyjmowania przesyłek do dalszego transportu może być wcześniejsza niż godzina zamknięcia, dlatego termin doręczenia warto potwierdzić przed nadaniem.
Godziny pracy i zakres obsługi
Nie każdy punkt pocztowy realizuje wszystkie usługi w takim samym zakresie. Przed wizytą w sprawie przekazu, przesyłki zagranicznej, dużej paczki lub usługi wymagającej formularza najlepiej potwierdzić dostępność obsługi telefonicznie. Przy wysyłce za granicę mogą być potrzebne dodatkowe dane o zawartości i wartości przesyłki, zwłaszcza gdy obowiązują formalności celne. Paczkę należy zapakować tak, by zawartość nie przemieszczała się w środku, a stara etykieta na używanym kartonie nie wprowadzała w błąd. Na przesyłce powinny znaleźć się czytelne dane adresata i nadawcy; kod pocztowy warto sprawdzić przed podejściem do okienka. Potwierdzenie nadania należy zachować co najmniej do doręczenia przesyłki lub zakończenia sprawy, której dotyczy wysłany dokument. Godziny otwarcia mogą zmieniać się w święta i w okresach zwiększonego ruchu, więc przy pilnej sprawie rozsądnie jest potwierdzić je bezpośrednio w wybranej placówce.