Ustalenie właściwej sprawy przed wizytą
W Urzędzie Miasta Sopotu załatwia się sprawy należące do samorządu miejskiego, między innymi dotyczące dowodów osobistych, meldunku, działalności gospodarczej oraz podatków i opłat lokalnych. Przed przyjściem należy ustalić, która komórka urzędu prowadzi daną sprawę. Nazwa wydziału na formularzu może różnić się od potocznej nazwy sprawy, dlatego przy wątpliwościach najlepiej podać podczas rozmowy telefonicznej konkretny cel wizyty. Pozwala to także potwierdzić właściwy adres, godziny przyjmowania interesantów i ewentualną konieczność wcześniejszego umówienia terminu. Godziny pracy całego urzędu nie muszą być takie same jak godziny obsługi w poszczególnych stanowiskach.
Nie każda sprawa wymaga osobistego stawiennictwa. Wnioski i pisma można w określonych przypadkach przesłać elektronicznie lub pocztą, ale sposób złożenia zależy od rodzaju postępowania. Przy dowodzie osobistym część czynności wymaga obecności osoby, której dokument dotyczy. Z kolei w sprawach załatwianych na podstawie pisma trzeba sprawdzić, czy wystarczy podpis na formularzu, czy potrzebny jest podpis elektroniczny. Przed wysłaniem dokumentów należy też upewnić się, czy wymagane są oryginały, kopie albo załączniki na urzędowym wzorze. Samo przesłanie wiadomości e-mail na ogólny adres urzędu nie zawsze jest równoznaczne ze skutecznym złożeniem wniosku.
Dokumenty, opłaty i terminy
Na wizytę należy zabrać dokument potwierdzający tożsamość oraz wypełniony formularz, jeśli jest wymagany w danej sprawie. Przy zgłoszeniu meldunku mogą być potrzebne dokumenty potwierdzające tytuł prawny do lokalu lub udział osoby dysponującej lokalem; zakres wymagań zależy od sytuacji zgłaszającego. W sprawach prowadzonych w imieniu innej osoby trzeba sprawdzić zasady udzielenia pełnomocnictwa i ewentualną opłatę skarbową. Przy podatkach i opłatach lokalnych pomocne są dokumenty dotyczące nieruchomości oraz wcześniejsza korespondencja z urzędem. Nie należy wpłacać opłaty na przypadkowo znaleziony rachunek: numer konta i tytuł przelewu trzeba potwierdzić dla konkretnej należności.
Przebieg wizyty i odbiór odpowiedzi
Po przyjściu do urzędu należy zgłosić się do stanowiska obsługującego daną sprawę albo postępować zgodnie z informacją o rejestracji wizyt. Pracownik sprawdzi kompletność wniosku i poinformuje o brakujących dokumentach, jeśli nie da się przyjąć sprawy w obecnej postaci. Przy składaniu pisma dobrze zachować potwierdzenie jego złożenia lub nadania. Jeśli urząd prowadzi postępowanie zakończone decyzją, rozpatrzenie sprawy może wymagać czasu; samo przyjęcie dokumentów nie oznacza jej zakończenia. W korespondencji zwrotnej należy zwrócić uwagę na terminy uzupełnienia braków i wniesienia odwołania. Sposób odbioru gotowego dokumentu lub odpowiedzi najlepiej ustalić przy składaniu wniosku.