Zagrożenie pożarem lub zadymienie wymaga zgłoszenia alarmowego, a nie wizyty w komendzie. Sprawy administracyjne i pisma dotyczące ochrony przeciwpożarowej załatwia się odrębnie. Poniżej opisano, jak wybrać właściwy sposób kontaktu i przygotować zgłoszenie.
Zdarzenie wymagające natychmiastowej pomocy
Pożar, wyczuwalny dym, podejrzenie ulatniania się gazu czy wypadek, w którym ktoś może być uwięziony, należy zgłosić pod numerem 112 lub 998. W takiej sytuacji nie należy jechać do siedziby straży ani wysyłać wiadomości e-mail: zgłoszenie telefoniczne pozwala dyspozytorowi ustalić miejsce zdarzenia i skierować odpowiednie służby. Trzeba podać możliwie dokładny adres, opisać zagrożenie i powiedzieć, czy w budynku są ludzie. W Sopocie przydatne może być również wskazanie wejścia od konkretnej ulicy, numeru klatki lub miejsca dojazdu do posesji. Rozmowę kończy się dopiero po otrzymaniu takiej informacji od osoby przyjmującej zgłoszenie.
Jeżeli w budynku jest dym, należy opuścić zagrożone pomieszczenia i ostrzec inne osoby, o ile można to zrobić bez narażania siebie. Nie korzysta się z windy i nie wraca po rzeczy osobiste. Przy podejrzeniu wycieku gazu nie wolno używać otwartego ognia ani włączać urządzeń elektrycznych. Dyspozytor może przekazać dalsze wskazówki dostosowane do sytuacji. Numer alarmowy służy do zgłaszania zagrożeń, nie do ustalania godzin pracy komendy czy stanu załatwienia pisma.
Sprawy kierowane do komendy
Kontakt z Komendą Miejską Państwowej Straży Pożarnej w Sopocie dotyczy także spraw, które nie wymagają natychmiastowej interwencji. Mogą to być pisma odnoszące się do ochrony przeciwpożarowej, pytania o właściwy tryb załatwienia sprawy albo dokumentacja składana w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów. Przed wizytą należy ustalić telefonicznie, czy sprawa należy do kompetencji komendy, jaki jest sposób przyjmowania dokumentów i czy konieczny jest wcześniejszy termin. Samo zgłoszenie nieprawidłowości nie oznacza, że straż prowadzi przeglądy instalacji na zlecenie mieszkańców lub zastępuje administratora budynku w usuwaniu usterek.
Przygotowanie pisma i wizyty
W piśmie należy wskazać dane do kontaktu, adres miejsca, którego dotyczy sprawa, oraz możliwie konkretny opis sytuacji. Gdy zgłoszenie dotyczy budynku wielorodzinnego, pomocne będą informacje o klatce, kondygnacji i miejscu występowania problemu; można dołączyć zdjęcia lub wcześniejszą korespondencję z administratorem. W sprawach wymagających działania w imieniu właściciela lub innej osoby może być potrzebne pełnomocnictwo. Przed złożeniem dokumentów należy sprawdzić aktualne godziny obsługi i dopuszczalne sposoby doręczenia. Jeżeli problem dotyczy niesprawnej gaśnicy, przeglądu czujki lub instalacji w lokalu, wykonanie tych prac zleca się odpowiedniemu usługodawcy, a nie jednostce interwencyjnej straży pożarnej.